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Schrittweise Professionalisierung des Controllings in schnell wachsenden Unternehmen

Der Einstieg eines neuen Investors oder die Realisierung einer Darlehensfinanzierung markiert in mehrfacher Hinsicht einen zentralen Wendepunkt in der Entwicklung eines wachsenden Unternehmens. Naturgemäß geht es zunächst darum, die neu gewonnene Liquidität einzusetzen, um das Unternehmen auf eine neue Wachstumskurve zu hieven. Gleichzeitig – und das wird häufig ausgeblendet - wachsen aber auch die Anforderungen an Rechnungswesen, Controlling und Risikomanagement.
In der Gründungsphase eines Unternehmens haben die Themen Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling naturgemäß noch keinen hohen Stellenwert und werden entsprechend häufig notdürftig und „auf die Schnelle“ aufgesetzt. Die Produktentwicklung, die Gewinnung erster Kunden genießen völlig zu Recht höchste Priorität und das Unternehmen wird weitgehend allein über die Liquidität“ gesteuert. Es muss halt nur irgendwie sichergestellt werden, dass Rechnungen geschrieben, eingehende Rechnungen bezahlt, Löhne und Gehälter berechnet und überwiesen werden, etc.
Mit zunehmender Größe wird allerdings ein funktionsfähiges Controlling einschließlich Berichtswesen und Risikomanagement immer wichtiger. Einerseits möchten Investoren und Banken zeitnah und zuverlässig über die Unternehmensentwicklung in Form einschlägiger Zahlen informiert werden. Nicht selten gibt es vertraglich vereinbarte Verpflichtungen. Andererseits wird die Kenntnis, mit welchen Produkten Geld „verdient, gewechselt oder verbrannt wird, für die Geschäftsleitung immer wichtiger. Auch das Thema Kosten- und Wirtschaftlichkeit wird immer wichtiger.
Eine schrittweise Professionalisierung umfasst im Wesentlichen die folgenden Aspekte:

1. Definition von Berichtsstrukturen, Verantwortungsbereichen und Kostenträgern
Der erste Schritt besteht darin, die entsprechenden Berichtsstrukturen festzulegen. Im Prinzip geht es um die Festlegung, für welche Produkte, Kundengruppen, Märkte etc. Erlöse und Kosten gegenübergestellt werden sollen, für welche Bereiche eine Kosten- bzw. Wirtschaftlichkeitskontrolle durchgeführt werden sollen, welche Informationen Berichte enthalten sollen usw.

2. Abläufe / Prozesse und Software
Ein wichtiger Punkt hierbei ist das Thema Unternehmenssoftware. Häufig begeht man den Fehler, dass zulange an der Ausgangssituation festgehalten wird, die man in den ersten Monaten nach der Unternehmensgründung installiert hat. Gerade schnell wachsende Unternehmen „wachsen“ hier aber naturgemäß sehr schnell heraus. In der Folge entsteht nicht selten ein Flickenteppich unterschiedlicher Anwendungen („Insellösungen“), die zwar sicherstellen, dass alles irgendwie funktioniert, von einer sinnvollen und effizienten Abwicklung jedoch weit entfernt sind.
Für den Anfang mag das noch akzeptabel sein. Mit zunehmender Unternehmensgröße sind derartige Insellösungen mit zahlrechen Nachteilen verbunden und nicht mehr zeitgemäß. Insellösungen sind mit manuellen Dateneingaben verbunden, was wiederum häufig zu Inkonsistenzen und Datenredundanzen führt, was exemplarisch anhand eines Fakturierungsprozesses aufgezeigt werden kann:
Im schlimmsten Falle wird eine Ausgangsrechnung in MS-Word erstellt und anschließend zur Buchung des Umsatzes an die (interne oder externe) Buchhaltung weitergeleitet. Gleichzeitig wird in einem Excel-Formular zum Zwecke des Liquiditätsmanagements der voraussichtliche Zahlungseingang eingetragen. Über einen Kontoauszug erfährt das Unternehmen vom Zahlungseingang. Der Kontoauszug wird an die Buchhaltung geleitet wo die Forderung manuell ausgebucht wird. Parallel wird der Zahlungseingang zum Liquiditätsmanagement erfasst.
Weiterhin bereitet der Umgang mit der Software wenig Freude und bietet darüber hinaus keine Möglichkeiten, die Unternehmensentwicklung aktiv zu gestalten. Je eher man damit beginnt, desto geringer ist der Aufwand und desto schneller können die Funktionalitäten und Vorteile einer modernen ERP-Lösung genutzt werden.
Moderne Softwarelösungen bieten dabei neben der Datenintegration den Vorteil, dass sie sich flexibel an die weitere Unternehmensentwicklung anpassen lassen. Das erleichtert zukünftige Umstellungen und spart Kosten.
Verpasst man den richtigen Zeitpunkt für eine Umstellung, kann sich nicht nur der eigentliche Umstellungsaufwand deutlich erhöhen. Daneben verzichtet das Unternehmen leichtfertig auf zahlreiche Vorteile, die moderne Softwarelösungen heute bieten. Oftmals ist nicht bekannt, dass es integrierte Lösungen gibt, in die ein Unternehmen schrittweise hineinwachsen kann und nicht teuer sind sind.

3. Pragmatisches Risikomanagement
Oftmals erwarten Investoren und Banken auch ein (zunächst einfach gehaltenes) Risikomanagementsystem. Ein schnell wachsendes Unternehmen sollte dabei zunächst auf die folgenden Aspekte Wert legen:
a) „Handhabbarmachung“ durch einen einheitlichen Standard und eindeutige Grundsätze (z.B. Risikodefinition)
b) Systematisierung und Standardisierung des gesamten Risikomanagement-prozesses
c) Möglichst eindeutige Risikobeurteilung und –analyse
d) Reportingfähigkeit (an Vorstand und Aufsichtsrat)