Reisekostenabrechnung ab 2014

Das müssen Sie steuerlich beachten!

Ab Januar 2014 gilt das neue Reiskostenrecht. Es gilt jetzt die Weichen zu stellen, um von den Erleichterungen zu profitieren und die Nachteile der Neuregelung zu vermeiden. Von den Umstellungen betroffen sind die Bereiche der Verpflegungspauschalen, die Fahrtaufwendungen zwischen Wohnung- und Arbeitsstätte und die Übernachtungskosten.

Verpflegungspauschalen
Die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen wird durch die Reisekostenreform 2014 vereinfacht. Ab 1. Januar 2014 gelten nur noch zwei Pauschalen:

> 12,00 Euro bei einer Auswärtstätigkeit mit Übernachtung jeweils für den An- und den Abreisetag (= 2 x 12,00 Euro) und bei der Abwesenheit von der Wohnung bzw. der ersten Tätigkeitsstätte von mehr als 8 Stunden (auch bei Ende der Dienstreise am folgenden Tag, aber ohne Übernachtung).

> 24,00 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden am Kalendertag.

Diese Regelung führt zu einer deutlichen Vereinfachung. Die neuen Pauschalen sollten auf den Formularen zur Reisekostenabrechnung abgeändert werden um Fehlauszahlungen zu vermeiden.

Fahrtaufwendungen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Der wichtigste Punkt der Reisekostenreform 2014 ist die Neuregelung des Orts an dem der Mitarbeiter oder Unternehmer tätig ist. Dieser Ort wurde bisher als regelmäßige Arbeitsstätte bezeichnet. Die Fahrtkosten für diese Strecke konnten bisher in Höhe der Pendlerpauschale (0,30 EUR je Entfernungskilometer) abgesetzt werden. Das neue Reisekostenrecht vereinfacht die Regelung durch die Umstellung auf den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Die erste Tätigkeitsstätte ist jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder etwa eines Kunden, der ein Mitarbeiter zugeordnet ist. Für die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte ist es unerheblich ob der Mitarbeiter dort die ganze Woche arbeitet, zwischendurch in einer anderen Filiale oder an einem anderen Projekt eingesetzt wird. Wichtig ist ab 1.1.2014 die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber sollte durch schriftliche Anweisung festlegen wo die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers ist. Die Zuordnung muss jedoch nach den neuen Regeln dauerhaft sein, das heißt unbefristet oder, wenn befristet, für einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten gelten.

Soll beispielweise ein Mitarbeiter ab 1. Juli 2014 in einem Zweigbetrieb oder in einem Betrieb eines Kunden tätig sein und dort planmäßig bis 1. März 2018 bleiben, kann dieser Einsatzort keine erste Tätigkeitsstätte sein, da die 48-Monats-Frist unterschritten wird. Die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte können wie bisher in Höhe der Pendlerpauschale angesetzt, alle Fahrten zu Kunden oder Zweigstellen, die keine erste Tätigkeitsstätte sind, können mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer abgesetzt werden.

Beispiel: Einzelunternehmer A betreibt zwei Filialen. Seine Frau ist im Handwerksbetrieb angestellt und in Filiale A, die 50 km entfernt liegt, und B ,die 5 km entfernt liegt, tätig. Huber ordnet seiner Frau die Filiale B als erste Tätigkeitsstätte zu, die 5 km von zu Hause entfernt ist. Das führt dazu, dass für die kurzen Fahrten zur Filiale B die Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar ist und für die langen Fahrten zur Filiale B die vollen Kilometerpauschalen für die Hin- und Rückfahrt. Da die richtige Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte folgenreiche Auswirkungen haben kann, sollte in Zweifelsfällen die Zuordnung mit einem Steuerberater besprochen werden.

Übernachtungskosten

Bei Übernachtungskosten müssen Unternehmer künftig darauf achten, dass die Rechnung keinen separaten Betrag für das Frühstück aufweist, sonst muss der Firmenchef seine Aufwendungen für das Frühstück komplett selbst tragen. Wird das Frühstück nicht separat angegeben, zieht das Finanzamt dafür nur 4,80 Euro ab. Die Verpflegungspauschalen sind künftig anteilig zu kürzen, wenn Mitarbeiter, etwa bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, über das Unternehmen Mahlzeiten gestellt bekommen. Dann reduziert sich ihr Tagessatz von 24,00 Euro jeweils um 20 % für das Frühstück (= 4,80 Euro), 40 % für das Mittag- und das Abendessen. Unser Tipp ist, anstatt dem Abzug von 4,80 Euro für das Frühstück nur den Sachbezugswert in Höhe von 1,63 Euro von den Verpflegungsmehraufwendungen abzuziehen. Hierzu muss jedoch eine Dienstreise vorliegen, die vom Arbeitgeber veranlasst wurde. Voraussetzungen hierfür sind, im Interesse des Arbeitgebers, unternommene Auswärtstätigkeit. Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein und der Arbeitgeber bucht die Übernachtung mit Frühstück. Durch diese Alternative können 12,68 Euro mehr an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Musterrechnung:

Beispiel Spesenabrechnung: Fünftägige Dienstreise eines Mitarbeiters, Privatauto, 600 Kilometer.

Fahrt: 600 km x 0,30 Euro 180,00 Euro

Verpflegung: 1. Tag, 6 Stunden Abwesenheit = 12,00 Euro, 2. bis 4. Tag, 3 x 24,00 Euro = 72,00 Euro, 5. Tag, 14 Sunden Abwesenheit = 12,00 Euro

Übernachtung: 4 x 70,00 Euro abzüglich 4,80 Euro Selbstbeteiligung für das Frühstück = 260,80 Euro. Alternative Sachbezugswert: 4 x 1,63 Euro Sachbezugswert für das Frühstück.

Reisekostenerstattung: Steuerfrei 536,80 Euro (Alternative: steuerfrei 549,48 Euro)

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Die in dieser Ausgabe enthaltenen Tipps dienen lediglich Ihrer unverbindlichen Information und ersetzen keine individuelle Beratung. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit und inhaltliche Vollständigkeit der Angaben kann nicht übernommen werden. Für Entscheidungen, die auf der Basis der in diesen Informationen getroffen werden, ist allein der jeweilige Nutzer verantwortlich.

Autor: Heiko Geiger, Diplom Betriebswirt (BA), Steuerberater | Netzwerkpartner der Steinseifer-Seminare

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