Weniger Papier, mehr Digitalisierung: Auf dem Weg zur modernen Klinik setzt die Knappschaft Bochum auf ein Krankenhaus-Informationssystem (KIS), in dem Patientendaten erfasst werden. Damit Patientenunterlagen direkt aus dem System heraus eingescannt und zugeordnet werden können, hat Panvision ein Scantool entwickelt und in dieses KIS integriert.
Papierlos, digital und angebunden ans mobile Internet: So sieht ein modernes Krankenhaus aus. Damit diese Vision Wirklichkeit wird, hat sich die Knappschaft Bochum als Träger von acht Krankenhäusern für ein Krankenhaus-Informationssystem (KIS) entschieden. Dieses System dient der Erfassung medizinischer Daten und soll den gesamten Ablauf in einem Krankenhaus organisieren und steuern. Der Schwerpunkt der Funktionen liegt dabei auf der Erhebung der Patientendaten – von der Aufnahme bis zur Entlassung eines Patienten. Oft liegen jedoch diese Daten – ob Laborbefunde, Behandlungsverträge oder Aufnahmemeldungen – in Papierform vor und müssen erst digitalisiert werden.

Bislang mussten Krankenhausmitarbeiter die Unterlagen zuerst einscannen, im nächsten Schritt konnten sie die Scans ins System einlesen. Erst dann hatten sie die Möglichkeit, die Dokumente einem Patienten, einem Fall (z.B. eine stationäre Aufnahme an einem bestimmten Datum) oder einem Vorgang (bspw. eine Operation) manuell zuzuweisen. „Es war ein mehrschrittiger Prozess, der manuell gesteuert wurde, und entsprechend hoch war die Fehlerquote“, erklärt Dr. Marcus Hahn von der Knappschaft Bochum. Deswegen kam bei der Knappschaft Bochum die Idee auf, das Scannen direkt aus dem KIS heraus anzusteuern und zum Teil auch zu automatisieren. Mit dieser Idee wandten sich die IT-Verantwortlichen an Panvision.

Schnell und fehlerfrei

„Die Herausforderung bestand darin, die bestehende IT-Infrastruktur und unsere Scanner so anzubinden, dass ein ganzheitliches System entsteht“, erläutert Dr. Marcus Hahn. Entsprechend arbeitsintensiv war denn auch die Umsetzung des Projekts. Mehrere Programmversionen haben die IT-Verantwortlichen der Knappschaft und das Entwickler-Team von Panvision getestet, bis schließlich die optimale Lösung gefunden wurde. Laut Dr. Marcus Hahn ist die Akzeptanz des neuen Scantools sehr hoch, da das Scannen jetzt viel sicherer und schneller abläuft.

Wird ein neuer Patient aufgenommen, meldet sich der zuständige Mitarbeiter im KIS an und scannt alle Unterlagen direkt aus dem System heraus ein. Dabei gibt er bei jedem Scan an, um welche Art von Unterlagen es sich handelt. Dafür stehen ihm mehrere Vorlagen zur Verfügung. Wählt der Mitarbeiter z.B. die Vorlage „Einweisung“ aus, wird das eingescannte Dokument automatisch an der entsprechenden Ebene „Fall“ angehängt. Fallübergreifende Unterlagen wie Zuzahlungsbefreiungen werden hingegen auf der Patientenebene gespeichert. Da der Prozess jetzt teilautomatisiert abläuft, ist die Fehlerquote laut Dr. Marcus Hahn erheblich gesunken.

Mehr Sicherheit dank des Berechtigungssystems

Das differenzierte Berechtigungssystem des KIS steuert ebenfalls das Scanntool, daher müssen Zugriffsrechte für die Mitarbeiter nur einmal und an zentraler Stelle gepflegt werden. So erhalten nur die zuständigen Ärzte Zugriff auf datenschutzrelevante Dokumente. Außerdem bekommen Krankenhaus-Mitarbeiter Vorlagen ausschließlich für solche Dokumente angezeigt, die sie tatsächlich einscannen dürfen. Auch elektronische Dateien wie z.B. pdf-Dokumente, die ein Patient möglicherweise auf einer CD mitbringt, können ins System eingelesen werden. In beiden Fällen spielt es keine Rolle, ob es sich um ein- oder mehrseitige Dokumente handelt – die Scans können zusammengeheftet bzw. zurechtgeschnitten werden.

Mit mobilen Geräten auf Visite

Da alle Informationen zentral und ohne Subsysteme eingespeist werden, bietet sich noch eine weitere Möglichkeit für ihre Verwendung an. „Zusammen mit unserem KIS-Hersteller Tieto haben wir eine mobile App entwickelt, die auf die Daten im KIS zugreift und sie auf mobilen Geräten der Ärzte visualisiert“, erzählt Dr. Marcus Hahn. So können die Ärzte auf der Visite aktuelle Laborwerte zu ihren Patienten abrufen oder externe Vorbefunde prüfen. Wird z.B. im KIS ein neuer Röntgenbefund eingepflegt, muss der Arzt nur einmal auf „Aktualisieren“ klicken, und schon hat er die Aufnahme auf seinem Display – direkt am Patientenbett.

„Mittelfristig wollen wir uns zu einem papierlosen Krankenhaus entwickeln und alle klinisch-relevanten Daten mobil zur Verfügung stellen“, wirft Dr. Marcus Hahn einen Blick in die Zukunft. Doch auch jetzt schon beschleunigen die neuen Technologien den Weg zu diesem Ziel und erleichtern spürbar den Stationsalltag der Klinik-Mitarbeiter.