Die Koordination externer und interner Termine bindet in vielen Fällen Zeit, die besser
für andere Aufgabenverwendet werden könnte. Banken+Partner sprach mit René
Anstötz, Geschäftsführer der SDFE GmbH, über die Vorteile von Gruppenkalender,die die Terminplanung für mehrere Personen ermöglichen.

Herr Anstötz, mit TimeFleX bieten Sie den Mitarbeitern von Sparkassen, genossenschaftlichen Instituten und Geschäftsbanken
die Möglichkeit, Termine innerhalb ihrer Arbeitsgruppe zu planen.
Weshalb ist dafür ein eigenes Programm notwendig?

Anstötz:
Weil das Terminaufkommen bei Kreditinstituten sehr
hoch ist. Bei einer mittelgroßen Sparkasse kommen über das Jahr
gesehen einige 100.000 Kundentermine zusammen. Wenn da
jeder Berater nur für sich plant, kann es zu Überschneidungen
oder Leerläufen kommen. Zwar werden Terminfunktionen wie
sie beispielsweise Lotus Notes zur Verfügung stellt von
den Mitarbeitern oftmals sehr stark genutzt, aber es fehlt eine
übersichtliche Darstellung der Termine aller Mitarbeiter und eine
Möglichkeit zu deren effizienten Bearbeitung.

Was kann da ein Gruppenkalender leisten?

Anstötz:
Er bietet eine Übersicht über die Termine aller Mitarbeiter.
Wer ist wann verfügbar? Wer ist mit Terminen ausgelastet? Wer hat
noch Kapazitäten frei? Alle diese Fragen lassen sich mit einem
Gruppenkalender auf einen Blick beantworten. Das erleichtert
nicht nur die Vergabe von externen Terminen beispielsweise durch
ein Kunden-Servicecenter, sondern auch die interne Planung von
Besprechungen, Urlauben oder Dienstreisen.
Speziell für die Sparkassen haben Sie ihren Gruppenkalender
noch mit zusätzlichen Modulen versehen.

Welche sind das?

Anstötz:
Wir bieten den Sparkassen mit Timeflex eine Schnittstelle
zu OSPlus. Kundendaten können direkt aus dem Kernbankensystem
heraus mit dem Termin verknüpft werden. Der Berater hat dann beim Gesprächstermin bereits alle relevanten Informationen
vorliegen und muss sie sich nicht mehr mühsam zusammen suchen.
Im Übrigen kann jede Sparkasse, die Lotus Notes nutzt, auch unseren
Gruppenkalender einsetzen. Die technischen Voraussetzungen dafür
hat die Finanz Informatik geschaffen.

Gibt es noch weitere Module, die den Bankberatern die Arbeit erleichtern?

Anstötz:
Aber sicher. Unser Programm bietet beispielsweise die
Möglichkeit, den Kunden 24 Stunden vor dem festgelegten Termin
per SMS noch einmal an das geplante Treffen zu erinnern. Das hat handfeste Vorteile. Denn die Zahl der Termine, die vom Kunden nicht wahrgenommen werden
sinkt dadurch signifikant. Muss der Kunde den Termin absagen, hat er die Möglichkeit, das
direkt mit einer Antwort-SMS auf unsere Benachrichtigung zu tun. Der Berater erhält die
Information dann als E-Mail und kann die freigewordene Zeit anders verplanen.
Neben der Planung von Kundenterminen erleichtert TimeFleX auch die interne Terminkoordination.

Wodurch?

Anstötz:
Durch sein so genanntes Abwesenheitsmodul. Alle
Abwesenheiten, die beantragt werden müssen – also beispielsweise
Urlaube oder Weiterbildungen – können mit dem Gruppenkalenders
organisiert werden.Das Programm erstellt automatisch die notwendigen Anträge und leitet sie weiter. Dadurch haben die
Mitarbeiter und die Vorgesetzten immer den vollständigen
Überblick über alle internen und externen Termine.

Wie hoch ist der technische Aufwand, wenn sich eine Bank oder Sparkasse für den Einsatz Ihres Gruppenkalenders entscheidet?

Anstötz:
Der ist denkbar gering. Eine kostenlose Testversion ist bereits innerhalb von zwei Stunden installiert und konfiguriert.
Wenn sich die Bank dann für eine institutsweite Nutzung des
Gruppenkalenders entscheidet, dann kann diese Testinstallation
ganz einfach mit Hilfe einer Schlüsseldatei in eine lizenzierte
Version umgewandelt werden.