Wo Daten weit verstreut anfallen und eine Zusammenfassung und Auswertung gewünscht wird, müssen zunächst die entsprechenden Prozesse implementiert werden. Für die Abläufe und die Software, die dabei zum Einsatz kommen, werden in der Regel detaillierte Spezifikationen erstellt. Solche Berichtssysteme (engl. Reporting Systems) kommen in zahlreichen unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz, von der Erhebung kritischer Zwischenfälle in Krankenhäusern bis hin zur routinemäßigen Erfassung von betriebswirtschaftlichen Vorgängen in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird im Folgenden diskutiert.

Reportingsysteme sollen sicherstellen, dass sämtliche benötigten Daten an deren Quelle einheitlich erfasst werden, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht wird. Oberstes Ziel ist hierbei die zuverlässige Erhebung und Speicherung der für die gewünschten Auswertungen relevanten Daten. Die Komplexität der Systeme fällt höchst unterschiedlich aus und hängt von zahlreichen internen und externen Faktoren ab.

In Wirtschaftsunternehmen strukturiert das Berichtssystem sämtliche Berichte, die im laufenden Betrieb erstellt werden, um den Informationsbedarf der verschiedenen Abteilungen und der Geschäftsleidung zu befriedigen. Art, Umfang und Gestaltung dieser Berichte hängen dabei beispielsweise von der Branche und von der Größe des Unternehmens ab. Entsprechend steht bei der Implementierung meist ein Grundgerüst zur Verfügung, das dann an die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Betriebs angepasst werden kann. Ein gut abgestimmtes und voll funktionsfähiges Berichtswesen ist ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.

Im öffentlichen Bereich kommen Berichtssysteme zum Einsatz, um Trends erkennen zu können und um bei Fehlentwicklungen die Möglichkeit zu haben, gezielt gegenzusteuern. Beispiele hierfür sind die anonyme Erhebung der kritischen Zwischenfälle in Einrichtungen des Gesundheitswesens sowie die Erfassung der Unfallstatistik im Straßenverkehr. Zusammenstöße und Beinahe-Unfälle von Luftfahrzeugen werden ebenfalls systematisch erfasst.

Das Reportingsystem selbst ist heutzutage normalerweise eine komplexe, spezialisierte Software. Diese erstellt entweder regelmäßig oder bei Bedarf die jeweiligen Berichte aus den zuvor erfassten Rohdaten. Die erstellten Berichte lassen sich in der Regel flexibel konfigurieren und bis ins Detail anpassen, so dass auf veränderte Anforderungen, Rahmenbedingungen und Wünsche entsprechend reagiert werden kann.

Ebenso wichtig wie das eingesetzte System an sich ist jedoch die Qualität der erhobenen Daten. Reporting Systems sind daher wesentlich mehr als lediglich ein Computerprogramm, denn schließlich gilt es, die Ausgangsdaten möglichst lückenlos und fehlerfrei zu erfassen. Hier kommt die Schulung der Benutzer und die Ausarbeitung einer umfassenden Dokumentation ins Spiel.

Berichtssysteme helfen in vielen ganz unterschiedlichen Bereichen dabei, den Überblick behalten und Trends erkennen zu können. Sie sind daher sowohl bei der Steuerung von Unternehmen als auch bei Angelegenheiten von öffentlichem Interesse sehr wertvoll. An der stetigen Optimierung solcher Systeme zu arbeiten, lohnt sich daher in vielerlei Hinsicht.

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