Im Rahmen der Globalisierung und internationalen Vernetzung hat sich der industrielle Einkauf vom reinen Bestellbüro der Vergangenheit zu einer strategischen Schnittstelle zwischen internen und externen Partnern entwickelt. Täglich müssen sich die Beschaffungsabteilungen neuen Herausforderungen stellen. Diese können sie nur erfüllen, wenn auch die Handelspartner mit modernsten Softwaresystemen arbeiten.
Die OSG-Software steuert den kompletten Prozess der elektronischen Beschaffung für die sogenannten C-Teile (Verbrauchsmaterial, Hygiene, Büromaterial, Werkzeug u.a.) im Fachhandel und in der Industrie. Zuverlässigkeit, Preistreue und schnellstmögliche Abwicklung werden für diesen Beschaffungsprozess vorausgesetzt, der unter dem Fachbegriff „EProcurement“ bekannt ist.
Das Programm läuft komplett im Internet, ist mehrsprachig, benötigt keine zusätzliche Hardware-Installation und steht als aktuelle Version immer für alle Anwender zur Verfügung. In die modernste Programm-Architektur auf der Basis des Fachhandelsshops www.osgtrade.de wurden alle Funktionen und Anforderungen an die elektronische Beschaffung aufgenommen.
Dazu zählen neben der kompletten eigenen Artikel-Präsentation auch Lieferanten-Kataloge aus unterschiedlichen Marktsegmenten, aus denen individuelle Katalogansichten generiert werden können.

Umfassende Funktionen
Mit www.osg-eproc.de als zentralem Beschaffungsportal werden alle Anforderungen von Fachhandel und Industrie an eine moderne elektronische Beschaffung der C-Teile komplett erfüllt. Die Software unterstützt die Bedarfsabwicklung einzelner Mitarbeiter, Kostenträger, Kostenstellen bis hin zur Einkaufsleitung. Umfangreiche Genehmigungsrichtlinien, Budgetverwaltung und zentrale Controller-Ansichten führen zur starken Reduzierung von Materialkosten, Prozesskosten und Durchlaufzeiten. In vielen Fällen entfallen darüber hinaus teure ERP-Lizenzen für den Einkauf.

Mehrstufige Benutzerrollen
www.osg-eproc.de bildet die gesamte Einkaufs-Hierarchie eines Industriekunden mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen ab.
Alle angemeldeten Benutzer werden bei der System-Installation mit den persönlichen Rechten erfasst oder importiert. Die Kostenstellen und Kostenträger der Industrie werden gespeichert. Hier werden auch die individuellen Budgets verwaltet.
Genehmigte und durchgeführte Bestellungen werden den Planzahlen gegenübergestellt.

Budgetverwaltung
Allen beteiligten Kostenstellen, Kostenträgern, Warengruppen und Einzelartikeln können Budgets in Menge und Wert zugewiesen werden. Bei Überschreiten der Budgetgrenzen löst das Meldesystem Hinweise an die Kontroll- und Genehmigungsinstanz aus.

Genehmigungsprozess
Aus der Vorgesetzten-Verantwortung und dem Controlling ergeben sich individuelle Genehmigungsprozesse, die ein zentraler Bestandteil der Software sind. Erst nach Zustimmung wird ein Bestellprozess erfolgreich abgeschlossen. Der aktuelle Zustand aller Bestellungen und die Nutzung des Systems werden über umfangreiche Auswertungen und Grafiken im Kontrollcenter (dem sog. Cockpit) angezeigt. Das Controlling kann jederzeit die aktuellen Prozesse einsehen.

Bestellabwicklung
Aufgrund der heterogenen Sortiments- und Katalogstruktur müssen Bestellpositionen bei Bedarf auf verschiedene Lieferanten aufgeteilt werden können. Diesen Prozess übernimmt eine komplexe Hintergrund-Verarbeitung in der Software. Aus einzelnen Bestellungen werden Aufträge für unterschiedliche Lieferanten generiert. Dem Industriekunden können alle wichtigen Abrechnungs- und Versandadressen zugeordnet werden. Die Erfassung von Adressen ist bis auf Kostenstellenebene möglich.

Integration und Kommunikation
Mit www.osgtrade.de hat sich im technischen Fachhandel ein Shopsystem inzwischen überzeugend etabliert. Das EProc-System ist ideal auf diesen Shop abgestimmt. Damit kann der Fachhändler den Shop als eigenen Vertriebskanal nutzen und das Eproc-System bei den Industriekunden platzieren. Umgekehrt kann auch die Industrie das System als eigenes Bestellportal einsetzen. Alle Vorgänge werden immer in Zusammenarbeit mit dem ERP-System gesteuert und zur weiteren Verarbeitung an diese Systeme abgegeben.