Gleitzeit – 5 x mehr rausholen durch richtige Kommunikation

Graz, 17.05.2011: In Graz fordert die innovative Firma TimeTac Gleitzeit für alle – und liegt damit voll im Trend. Seit mehr als sechs Jahren lebt die Softwareschmiede vor, welche Freiheiten flexible Arbeitszeiten und –orte den Mitarbeitern bieten – und was Gleitzeit dem ganzen Unternehmen bringen kann. Wie Sie die Vorteile von Gleitzeit optimal ausnutzen, verrät ihnen in diesem Artikel Bernd Pichlbauer, einer der Entwickler der Zeiterfassungssoftware Time Tac.

Laut einer Studie des Kommunikationsanbieters Avaya arbeiten bereits rund zwei Drittel der Beschäftigten in Europa flexibel. Die Vorreiter dabei sind Deutschland mit 72 %, Frankreich mit 71 % und Italien mit 65 %. Offensichtlich wird Gleitzeit in Europa gerade zum neuen Standard für Arbeitszeitmodelle.

Tatsächlich bringt Gleitzeit viele Vorteile – die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist nur einer davon.

Alles eitel Sonnenschein? Jein. Denn Gleitzeit fordert – und zwar alle Beteiligten.

Neben der Einrichtung von Systemen zur genauen Arbeitszeiterfassung ergeben sich durch die unterschiedlichen Anwesenheitszeiten auch erhöhte Anforderungen an die Organisation, Kommunikation und Führung im Unternehmen. Häufig werden gerade die kommunikativen Herausforderungen der Gleitzeit schwer unterschätzt. Miteinander reden – das kann schließlich jeder. Vergessen wird dabei eines: Eine gut funktionierende Kommunikation ist das A und O für eine effektive Zusammenarbeit bei unterschiedlichen Arbeitszeiten.

Bei der Arbeit von den verschiedensten Orten der Welt aus war auch Bernd Pichlbauer mit gewissen Herausforderungen konfrontiert. Angefangen von der Kommunikation mit den Kollegen zu Hause bis hin zu Ablenkungen in seinem mobilen Home Office. Im Laufe der Zeit hat Pichlbauer sich aber einige praktische Routinen angeeignet, die gewährleisten, dass der Informationsfluss zwischen allen Beschäftigten auch bei Gleitzeit weiterhin funktioniert.

Diese 5 Tipps haben sich als sehr hilfreich erwiesen:

1. E-Mails schon zu Arbeitsbeginn checken
Zwar ist in vielen Unternehmen der allmorgendliche Check der eingegangenen E-Mails bereits Routine, dennoch kann es Mitarbeiter geben, die erst im späteren Verlauf des Tages ihren Posteingang überprüfen und dadurch wichtige Informationen verspätet erhalten.

2. Klare Kommunikationszeiten festlegen
Da sich durch Gleitzeit unterschiedliche Anwesenheitszeiten der einzelnen Kollegen ergeben, ist es
sinnvoll, klare Kommunikationszeiten festzulegen. Dadurch wissen die Mitarbeiter genau Bescheid, wann sie ihre Kollegen erreichen können und wann nicht.

3. Gleichen Informationsstand für alle gewährleisten
Durch die unterschiedlichen Arbeitszeiten kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter nicht darüber Bescheid wissen, wann ihre Kollegen im Urlaub sind, sich Zeitausgleich nehmen oder nicht vom Büro aus arbeiten. Häufig kommt dann der große Schreck – wenn Rückfragen auftauchen oder Absprachen notwendig sind. Schon ein kurzer Vermerk im Nachrichtenboard des Intranets, in für alle Mitarbeiter online zugänglichen Kalendern (z.B. Google Kalender), eine Mail oder eine SMS an die Kollegen kann Unwissenheit, Probleme und Missverständnisse verhindern.

4. Klar und deutlich kommunizieren
Aufgrund der oftmals unterschiedlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter findet die Kommunikation häufig in schriftlicher Form statt. Das Problem: Bei schriftlicher Kommunikation gehen häufig die feinen Zwischentöne verloren. Mimik, Gestik und Tonfall als Verständnishilfen fallen weg, die Möglichkeit, Missverständnisse direkt zu klären, fehlt. Halten Sie sich deshalb beim Schreiben an die KISS-Formel(„Keep it short and simple“) und drücken Sie sich möglichst klar und deutlich aus. Überlegen Sie sich, welche Fragen der Empfänger Ihrer Botschaft haben könnte – und nehmen Sie die Antworten darauf vorweg.

5. Stand des Arbeitsfortschritts festhalten
Durch eine für alle zugängliche kurze Information über den Fortschritt bzw. den aktuellen Stand der
Arbeit am Ende des Tages können Kollegen wichtige Informationen für ihre eigene Weiterarbeit erhalten.

Mit einer gut organisierten Kommunikation, den passenden Kommunikationstools, klaren Regeln und dem
richtigen Team gewährleisten Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf.

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"Gleitzeit - die richtige Kommunikation ist das A und O"
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