Kooperation für sicheres, rechtskonformes und automatisiertes E-Mail-Management

Rottweil, 23. Februar 2011 – Der E-Mail-Management-Experte REDDOXX (www.reddoxx.com) und der Spezialist für Dokumentenmanagement agorum® (www.agorum.com) haben eine gemeinsame Schnittstelle entwickelt. Das Ziel: eine Gesamtlösung für die gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Nachrichten, verbunden mit einer unkomplizierten Verwaltung und bestmöglichen Organisation aller unternehmensrelevanten Dokumente. Dabei liefert REDDOXX sämtliche Funktionen für ein Compliance-fähiges E-Mail-Archiv, während das Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core die Nachrichten einzelnen Geschäftsvorfällen und individuellen Workflows zuordnet. Über die Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten der Lösung können sich CeBIT-Besucher am REDDOXX-Messestand (Halle 11, B19), oder am Messestand von agorum® (Halle 2, Block 44, Stand 123) vom 1. bis 5. März in Hannover informieren.

Die gemeinsame Lösung bietet eine effektive E-Mail-Verwaltung für Unternehmen jeglicher Größenordnung sowie Endanwender. Eine Schnittstelle verbindet dabei die E-Mail-Archivierungslösung von REDDOXX mit dem Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) agorum® core. Damit befinden sich die Dokumente und E-Mails in einer zentralen elektronischen Akte, auf die der Anwender über das DMS zugreifen kann. Neben der effizienten Dokumentenablage und Informationsbereitstellung profitiert der Nutzer von umfangreichen zusätzlichen Features, wie beispielsweise E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie Adressbücher oder Kalender. So lassen sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren. REDDOXX bietet seinerseits komplette Lösungen für den 100-prozentigen Spamschutz, die E-Mail-Archivierung, -Verschlüsselung und -Signatur.

DMS und E-Mail-Archivierung in einer Hand
Über die Schnittstellenverbindung von agorum core® mit den REDDOXX-Lösungen Spamfinder und MailDepot werden alle geschäftsrelevanten elektronischen Nachrichten sicher und nach den gesetzlichen Vorgaben gespeichert. E-Mails, die an agorum® core weitergegeben werden, ordnet das System vollautomatisch den gewünschten Vorgängen zu. Die Lösung arbeitet dabei nach folgendem Prinzip: Nachdem die eingehenden E-Mails die Firewall durchlaufen haben, prüft der Spamfinder die Nachrichten auf Spam und Viren. Optional hat der User die Möglichkeit, die patentierte CISS-Filterung zu aktivieren, um einen 100-prozentigen Spamschutz zu erhalten. Dieses Verfahren prüft, ob der Absender bereits registriert ist oder nicht. Danach gelangt die E-Mail in das REDDOXX MailDepot. Das gesetzeskonforme Archivierungssystem erfasst automatisch alle Nachrichten und speichert diese rechtskonform, verschlüsselt und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv. Auf die dort hinterlegten E-Mails kann der Anwender jederzeit zugreifen, diese individuell klassifizieren und bei Bedarf weiterverarbeiten.

Automatische E-Mail-Weiterleitung an elektronische Kundenakte
Im nächsten Schritt werden alle für das DMS relevanten Mails herausgefiltert und an agorum core® weitergeleitet. Das System erkennt die jeweiligen Nachrichten anhand verschiedener Faktoren, wie beispielsweise Absender, Bestell-, Auftrags- oder Kundennummer, und ordnet sie einer zentralen elektronischen Kundenakte zu. So sind alle Informationen (E-Mails, Dokumente, Schriftverkehr, Verträge) an einem Ablageort gebündelt und für jeden Zugangsberechtigten über eine Browseroberfläche einsehbar. Die jeweiligen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Mail der elektronischen Kundenakte hinzugefügt wurde. Zudem haben alle Berechtigten via Internet und mobile Endgeräte einen standortunabhängigen Zugriff auf die Dokumente und E-Mails.

Individuelle Workflows
Zusätzlich kann agorum® core individuell gestaltbare Workflows auslösen und darstellen. Ein Beispiel: Geht im Unternehmen eine E-Mail-Bestellung ein, wird folgender automatisierter Prozess eingeleitet:

- Eine E-Mail wird als Bestellung erkannt.
- Ein Workflow wird ausgelöst und die zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt.
- Einer der Mitarbeiter betätigt die Übernahme der Bestellung und wickelt diese ab, dabei können jederzeit Daten mit an andere Systeme geschickt, ausgetauscht und synchronisiert werden (beispielsweise ERP-Systeme).
- Sämtliche Schritte der Bestellung werden protokolliert. Diese sind zentral im DMS einsehbar, von der Eingangsbestätigung über eventuelle Rückfragen bis hin zu der Zusammenstellung, dem Versand, der Rechnungserstellung und dem Zahlungseingang.
- Da immer alle Informationen zum Bestellvorgang gesammelt zur Verfügung stehen, kann das Projekt bei Bedarf von jedem Mitarbeiter direkt übernommen werden.

Bildmaterial kann unter reddoxx@sprengel-pr.com angefordert werden.

Über agorum®:
Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und Wissensmanagement widmete. Der wichtigste Meilenstein für das agile, schwäbische Unternehmen in der Nähe des Stuttgarter Flughafens wurde 2008 gesetzt, als das Dokumentenmanagement-Systems agorum® core Open als Open-Source-Software frei unter der GPL zugänglich gemacht wurde.

Mit der Offenlegung des Quellcodes von agorum® core ist sichergestellt, dass die Software höchste Zukunfts- und Investitionssicherheit bietet, da das System jederzeit auch herstellerunabhängig weiterbetrieben werden kann. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf die einfache Bedienbarkeit des Dokumentenmanagement-Systems, um die Nutzung für Anwender und für Administratoren so einfach wie möglich zu machen. Ein hoch attraktives Preis-/Leistungsverhältnis und die gelebte Nähe zu Kunden und Partnern, sowohl in der Entwicklung als auch im Service gewährleisten zufriedene Kunden und fruchtbare Partnerbeziehungen.

Weit über 50.000 Downloads und mehrere tausend Installationen des Systems, seit 2008, bestätigen den Erfolg des Dokumentenmanagement-Systems. In der agorum®-Community beteiligen sich gut 950 Mitglieder aktiv an der stetigen Weiterentwicklung von agorum® core.

Über REDDOXX:
Die REDDOXX GmbH entwickelt und vertreibt seit 2005 den E-Mail Protector – die 100% spamfreie E-Mail-Archivierung mit Sicherheitsgarantie. Die Lösung, bestehend aus Spam- und Virenschutz, E-Mail-Archivierung, Verschlüsselung und digitaler Signatur, stellt eine einzigartige Kombination in einer Appliance dar. Das System ist mittlerweile allein in Deutschland bei über 75.000 Usern erfolgreich im Einsatz. Alle modularen Lösungen sind „made in Germany” und werden von REDDOXX-eigenen Ingenieuren entwickelt. Weltweit werden die Lösungen von REDDOXX über zertifizierte Fachhändler, Systemhäuser und Distributoren vertrieben. Zu seinem Kundenstamm zählt REDDOXX renommierte Unternehmen, Behörden und Organisationen wie FESTOOL, RICOSTA, KIRCHHOFF, SCHWARTAU, OETTINGER, Stadtwerke Ulm, Gemeinde Baiersbronn, Sana Kliniken u.v.m.

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Nikolaus King
Saline 29, D-78628 Rottweil

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E-Mail: pr@reddoxx.com
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