Im Zeitalter von Datenautobahn und mobilen Internet hat die E-Mail Kommunikation längst auch in den klein- und mittelständischen Betrieben Einzug gehalten und sich dort bewehrt und durchgesetzt. Wo früher überquellende Aktenordner die Schrankwände geziert haben, steht heute im besten Fall nur noch ein schmaler Desktop-PC am Boden oder gar ein Laptop auf dem Schreibtisch. Mail Archivierung ist immer bedeutender geworden.

Aber wie steht es um die Sicherheit der Dokumente? Sollte beispielsweise durch eine Unvorhersehbarkeit wie Überspannung oder Ähnliches ein Defekt an einer Festplatte auftreten, was dann? Sämtlichen Schriftverkehr auszudrucken und abzuheften sorgt für einen erheblichen Mehraufwand und ist ineffizient wie auch unübersichtlich. Hier greifen moderne Backup-Lösungen die bereits heute schon kostengünstig und ohne erheblichen Installationsaufwand zu bekommen und mit minimalem Wartungsaufwand zu betreiben sind.

Gesetzliche Grundlagen

Auch wenn der deutsche Gesetzgeber bislang keine rechtsverbindlichen Gesetze zur Datenspeicherung geschaffen hat, so existieren doch die am 16. Juli 2001 heraus gegebenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) auf die gleich noch weiter eingegangen wird. Weiter liegt es offensichtlich im eigenen Interesse des Unternehmens einen lückenlosen Zugriff auf die eigenen Unterlagen und die seiner Kunden zu jedem Zeitpunkt sicher zu stellen.

In der bereits erwähnten GDPdU weist die Finanzbehörde explizit auf die Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen hin, die jedem Unternehmer drohen können. Seit dem 20. Dezember 2008 sieht § 146 Abs. 2b der Abgabenordnung für Unternehmen, die den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein Verzögerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.

Die Kosten für ein modernes Backup System unterschreiten die eines solchen Verzögerungsgeldes bei Weitem und erhöhen zusätzlich die Verfügbarkeit der Daten.

Fazit: Abschließend bleibt zu sagen, dass die E-Mail-Archivierung auch in naher Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen wird und sie dennoch nur einen Teil eines unternehmensweiten Dokumenten-Managements darstellt.