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Telefonservice für Anwälte und Steuerberater: Wichtig ist der Schutz der Mandanten-Daten

Während der kommenden Oster- und Sommerferien werden wieder viele Firmen und deren Telefonempfang verwaist sein. Das gilt auch für Kanzleien und Sozietäten, die von nur einem oder wenigen Anwälten, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern geführt werden. Erreichen Klienten mit dringenden Anliegen während der Ferienzeit nur einen Anrufbeantworter, können die Juristen ein mögliches neues Mandat nicht erhalten oder sogar bestehende Klienten verlieren.

"Für diesen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance", mahnt Wilfried Thünker vom Bonner Büro- und Telefonservice DER THÜNKER. "Wer in der Ferienzeit nicht ans Telefon geht, kann seinen Mandanten nicht weiterhelfen und auch keine Termine vereinbaren, ein Anrufbeantworter allein genügt da nicht."

Darum wählen immer mehr Anwälte, Freiberufler und kleinere Unternehmen einen Telefonservice, der für sie in dieser Zeit die Anrufe sowie die Terminvereinbarung übernimmt. "Immer mehr Kanzleien nutzen diesen Service", so Thünker. "Sie sind froh, wenn sie nach dem Urlaub einen geregelten Terminplan vorfinden und ihnen die Mandanten nicht unkoordiniert die Tür einrennen oder gleich ganz wegbleiben."

Während der Rufumleitung auf den Telefonservice werden alle Anrufer wie gewohnt mit dem Namen der Kanzlei begrüßt. Ihre Anliegen werden notiert und an die Auftraggeber weitergeleitet. In dringenden Fällen können die Mandanten auch an vorab bestimmte Vertretungen vermittelt werden, oder aber das Gespräch wird je nach Vereinbarung an den Urlaubsort oder auf das Handy des jeweiligen Anwalts oder Beraters weitergeleitet.

Da gerade im Kontakt mit Rechtsanwälten, Notaren, Steuerberatern und anderen Rechtsberufen oft sensible Daten ausgetauscht werden, unterliegt der Telefonservice wichtigen Datenschutz-Bestimmungen. In diesem Zusammenhang warnt DER THÜNKER vor Billiganbietern, die verstärkt auf den Markt drängen, aber oftmals nicht über die nötige technische Ausstattung für die Sicherung und Übermittlung vertraulicher Daten verfügen. "Es gibt zudem eine Reihe von Call-Centern und Serviceanbietern, die mit 400-Euro-Kräften arbeiten. Diese unterliegen jedoch nicht dem Datenschutz", erklärt Wilfried Thünker.

Wer einen externen Telefonservice beauftragt, muss sich daher vorab unbedingt nach dessen Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit erkundigen. "Der Datenschutz muss in der heutigen Zeit sehr ernst genommen werden", so Thünker. Weitere Informationen zum Telefonservice und den Datenschutz-Richtlinien unter www.buero-bonn.de.

DER THÜNKER
Büroservice mit System
Bundeskanzlerplatz 2-10
53113 Bonn
Telefon (0228) 2673-0
Telefax (0228) 2673-203
www.buero-bonn.de


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