Viele kleinere Unternehmen stellen irgendwann einen Buchhalter bzw. eine Buchhalterin ein ohne genauer zu hinterfragen, ob nicht möglicherweise die Beauftragung eines externen selbständigen Buchhalters günstiger wäre.

Die Anstellung eines eigenen Buchhalters erfordert nicht nur eine rechtlich korrekte Stellenausschreibung (Diskriminierungsverbot beachten), das Führen von diversen Vorstellungsgesprächen und letztendlich den Abschluss eines Arbeitsvertrages. Sofern die richtige Person gefunden wird, ist es möglich, dass diese Strategie kostengünstiger ist, als die Beauftragung eines externen Buchhalters.

Zu beachten ist jedoch auch, dass bei einem angestellten Buchhalter das Risiko einer Fehlbesetzung besteht. Dies merkt man meistens aber erst wenn es schon zu spät ist. D.h. wenn der Steuerberater den Jahresabschluss machen möchte und dabei feststellt, dass die Buchhaltung nicht so ist, wie sie eigentlich sein sollte.

Ferner ist zu berücksichtigen, dass ein angestellter Buchhalter auch Feiertage, Urlaub, Krankheit bezahlt bekommt und dass die Gehaltskosten der Sozialversicherung unterliegen, selbst wenn es sich um ein Minijob Arbeitsverhältnis handelt.

Der angestellte Buchhalter untersteht quasi der fachlichen Aufsicht des Unternehmers. Wenn dieser jedoch selber nur wenig Ahnung von buchhalterischen Dingen hat, ist faktisch keine fachliche Aufsicht gegeben.

Im Falle der Beauftragung eines selbständigen Buchhalters ergibt sich kurz zusammengefasst folgende Situation:
-- Der selbständige Buchhalter ist ausgewiesener Fachmann auf seinem Gebiet. Meist verfügt er über eine langjährige Praxis in verantwortlicher Position. Er ist sozusagen, Leiter der „Abteilung Buchhaltung“. Eine Führung durch den Unternehmer ist nicht erforderlich. Ganz im Gegenteil: Meist liefert der externe Buchhalter auch noch kostenlose Verbesserungsvorschläge.
-- Gehört der selbständige auch noch einer größeren Organisation an, kann man guten Gewissens davon ausgehen, dass auch über diese Organisation einiges dafür getan wird, dass man in guten Händen ist.
-- Sollte es dennoch nicht „klappen“, lässt sich die Beauftragung kurzfristig wieder beenden.
-- Für den Notfall, hat der selbständige Buchhalter im Regelfall eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung.
-- Hinsichtlich der Kosten, bekommt man in der Regel ein „Pauschal-Angebot“ für die Erstellung der laufenden monatlichen oder vierteljährlichen Buchführung. Dadurch ist von Anfang klar, welche Kosten anfallen werden. Die Risiken wie Krankheit etc. gibt es hier nicht. Kosten für die gesetzliche Sozialversicherung fallen auch nicht an, da der externe Buchhalter in der Regel anderweitig abgesichert ist.
-- Da der externe Buchhalter auch noch anderen Kunden hat, fallen ihm Besonderheiten in der Buchhaltung auch eher auf. Insofern lässt sich auch eher dem Problem der „Betriebsblindheit“ vorbeugen.
-- Auf Wunsch werden die Unterlagen auch vor Ort verbucht oder geholt und wieder gebracht.

Zusammenfassend lässt ich deshalb sagen, dass insbesondere für kleinere bis mittlere Unternehmen, welche maximal eine Halbtags-Buchhaltungskraft beschäftigen würden, in der Regel die Beauftragung eines externen Buchhalters sowohl aus Risiko- als auch aus Kostengesichtspunkten günstiger ist.

Im Zweifelsfall wird empfohlen einfach mal mehrere Angebote einzuholen sowohl über den Arbeitsmarkt als auch von selbständigen Buchhaltern.

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